Regulamin

Regulamin konferencji Quality Excites 2019
I. Postanowienia ogólne

§1 Informacje o Konferencji

  1. Organizatorem konferencji Quality Excites, zwanej dalej Konferencją, jest firma Future Processing Sp. z o.o., z siedzibą w Gliwicach, ul. Bojkowska 37A, 44-100 Gliwice, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców, prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Gliwicach, X Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru pod numerem KRS 0000217147, o kapitale zakładowym 50.000,00 zł, NIP 634-25-32-128, zwana dalej Organizatorem.
  2. Komunikaty oraz informacje dotyczące Konferencji będą publikowane na stronie www.qualityexcites.pl, a wszelkie pytania dotyczące Konferencji prosimy kierować drogą elektroniczną na adres: kontakt@qualityexcites.pl. Organizator zastrzega sobie prawo do odpowiadania na zadane pytania oraz kontaktowania się z uczestnikami i prelegentami za pośrednictwem poczty e-mail na wskazany adres mailowy lub telefonicznie.
  3. Konferencja odbędzie się w Gliwicach, w siedzibie Future Processing (warsztaty) 28 czerwca 2019 r. oraz na terenie Politechniki Śląskiej (wykłady i panele dyskusyjne) 29 czerwca 2019 r.
  4. Celem Konferencji Quality Excites jest promowanie i popularyzacja wiedzy, dotyczącej jakości tworzonego oprogramowania oraz stworzenie przestrzeni do spotkań dla uczestników wydarzenia.

§2 Definicje

Formularz – przekierowanie ze strony internetowej Konferencji do zewnętrznego serwisu rejestracyjnego Conrego. Rejestracja przez formularz służy zgłoszeniu chęci wystąpienia w charakterze prelegenta (podczas Call for Proposals) lub zakupieniu biletu na Konferencję dla uczestnika – wtedy jest równoznaczna z zawarciem umowy z Organizatorem.
Bilet – e-mailowe potwierdzenie uczestnictwa w Konferencji z indywidualnym QR kodem. Bilety będą rozsyłane uczestnikom po otrzymaniu zapłaty.
Zamawiający – strona zawieranej umowy, która przy pomocy formularza dokonała rejestracji uczestnika, czyli zakupiła bilet. Zamawiający może, ale nie musi być uczestnikiem Konferencji. Jeśli zamawiający jest konsumentem (tj. osobą fizyczną dokonującą czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową, posiadającą pełną zdolność do czynności prawnych), przysługuje mu 14-dniowe prawo do odstąpienia od umowy zawieranej na odległość.
Uczestnik – osoba zarejestrowana do udziału w Konferencji przez formularz, która otrzymała potwierdzenie udziału wraz z biletem (QR kod).
Gość – osoba zaproszona do udziału w Konferencji przez organizatora.
Prelegent – każda osoba, która została wybrana w procesie Call for Proposals albo zaproszona przez Organizatora do wystąpienia na Konferencji oraz potwierdziła swój udział.

 

II. Warunki uczestnictwa w Konferencji w charakterze prelegenta

§3

  1. Prelegentem Konferencji jest każda osoba, która została wybrana w procesie Call for Proposals albo zaproszona przez Organizatora do wystąpienia na Konferencji oraz potwierdziła swój udział.
  2. Uczestnikami Konferencji w roli prelegenta mogą być tylko osoby pełnoletnie.
  3. Udział w Konferencji jest całkowicie dobrowolny i bezpłatny, przy czym Organizator zobowiązuje się do zapewnienia prelegentom noclegu w dniach 28 – 30 czerwca oraz do zwrotu kosztów przyjazdu do kwoty 400 zł. Każdy prelegent jest zaproszony na wszystkie wykłady i panele dyskusyjne odbywające się w czasie Konferencji oraz na afterparty.

§4 Call for Proposals

  1. Warunkiem zgłoszenia chęci uczestnictwa w Konferencji w charakterze prelegenta jest wzięcie udziału w Call for Proposals (czyli procesie zbierania zgłoszeń), przez wypełnienie odpowiedniego formularza na stronie Quality Excites.
  2. Call for Proposals rozpoczyna się 8 lutego i potrwa do 17 marca 2019 roku.
  3. Organizator ma prawo wydłużenia czasu nadsyłania zgłoszeń, w szczególności w przypadku tymczasowej awarii serwera, o czym poinformuje na stronie internetowej www.qualityexcites.pl
  4. Organizator będzie kontaktować się z osobami chętnymi do wystąpienia w trakcie nadsyłania zgłoszeń oraz po zakończeniu Call for Proposals – w razie ewentualnych pytań o przesłane zgłoszenie oraz w celu przekazania informacji o udziale w Konferencji w charakterze prelegenta.
  5. Wysłanie formularza zgłoszeniowego obliguje do podania danych osobowych i danych kontaktowych oraz wyrażenia zgody na ich przetwarzanie, przesłania Organizatorowi zdjęcia i wyrażenia zgody na przetwarzanie i rozpowszechnianie wizerunku oraz do wypełnienia obowiązkowych pól formularza i akceptacji regulaminu Konferencji.
  6. Tematyka proponowanego wystąpienia powinna dotyczyć zagadnienia związanego z jakością oprogramowania lub jakością pracy w projektach.
  7. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za brak możliwości wysłania formularza, w tym w szczególności, w sytuacji nadmiernego obciążenia, awarii serwisu bądź innych nieprzewidywalnych okoliczności.
  8. Zabrania się wszelkich działań powodujących lub mogących spowodować wprowadzenie w błąd Organizatora oraz zakłócających Call for Proposals.
  9. Osoby nadsyłające zgłoszenia mogą zgłaszać uwagi, reklamacje i zastrzeżenia w trakcie Call for Proposals w formie e-maila na adres kontakt@qualityexcites.pl najpóźniej do 3 dni od jego zakończenia, czyli do dnia 20 marca 2019 roku. Wszystkie zgłoszenia zostaną rozpatrzone przez Organizatora w terminie nie dłuższym niż 10 dni roboczych, a o uznaniu ich zasadności lub bezzasadności Organizator powiadomi za pośrednictwem poczty elektronicznej.

§5 Wybór prelegentów

  1. O wyborze prelegentów decyduje Organizator, na podstawie oceny merytorycznej poprawnie wypełnionych formularzy.
  2. O wynikach Call for Proposals każda osoba biorąca w nim udział zostanie poinformowana e-mailowo do dnia 22 marca 2019 roku.
  3. Każdy, kto otrzyma informację, za pośrednictwem poczty elektronicznej, potwierdzającą uczestnictwo w Konferencji w charakterze prelegenta, ma obowiązek w przeciągu 72 godzin od przekazania przez Organizatora tej informacji, potwierdzić swój udział za pośrednictwem poczty elektronicznej. W przypadku braku takiego potwierdzenia traci on prawo udziału w Konferencji, a jego miejsce zajmuje kolejna osoba, znajdująca się na liście rezerwowej.
  4. Prelegent, który potwierdził swój udział w Konferencji, a który po tym fakcie rezygnuje z udziału, zobowiązany jest do niezwłocznego poinformowania Organizatora o swojej rezygnacji.

§6 Ogólne warunki udziału w Konferencji w charakterze prelegenta

  1. Osoby wysyłające formularz zgłoszeniowy oraz prelegenci zaproszeni przez organizatorów wyrażają zgodę na dokonywanie przez Organizatora następujących czynności:
    a) przetwarzanie danych osobowych zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku (tj. Dz. U. z 2018 r. poz. 1000) o ochronie danych osobowych oraz Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych (RODO), wyłącznie w celu dokonania niezbędnych czynności związanych z udziałem w Konferencji Quality Excites 2019 oraz następnych jej edycji, w tym w szczególności, w związku z dokonaniem wyboru prelegentów i przeprowadzaniem przez prelegentów wystąpień podczas tego wydarzenia – podawaniem do publicznej wiadomości następujących danych osobowych: imię i nazwisko; wykonywany zawód; firma;
    b) utrwalanie wizerunku prelegentów Konferencji w postaci fotografii analogowych lub cyfrowych, streamingu w Internecie, wideogramów lub utworów audiowizualnych w czasie przeprowadzonej Konferencji Quality Excites 2019;
    c) wykorzystanie i rozpowszechnianie wizerunku prelegentów w celach marketingu, informowania i promocji obecnej i kolejnych edycji Konferencji Quality Excites (tj. w szczególności związanych z prowadzoną przez Organizatora działalnością gospodarczą, promocyjną i marketingową).
  2. Prelegenci wyrażają zgodę na rejestrowanie przebiegu Konferencji oraz swoich wystąpień, w tym również swoich wywiadów, w formie nagrań audiowizualnych i dźwiękowych w czasie przeprowadzonej Konferencji Quality Excites 2019.
  3. Prelegenci mają prawo do dostępu do treści oraz do poprawiania swoich danych osobowych.
  4. Prelegenci nie otrzymują wynagrodzenia z tytułu wykorzystania wyżej wymienionych materiałów przez Organizatora.
  5. Zgoda na wykorzystanie wizerunku prelegenta, o której mowa w ust. 1 i 2 wyżej, może zostać w każdym czasie odwołana, jednak jej odwołanie skutkuje niemożnością wzięcia udziału w Konferencji. W celu odwołania zgody należy wysłać wiadomość e-mail na adres kontakt@qualityexcites.pl.
  6. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie skutkuje niemożliwością wzięcia udziału w Konferencji w roli prelegenta.

 

III. Udział w Konferencji w charakterze uczestnika

§7 Rejestracja

  1. Warunkiem wzięcia udziału w charakterze uczestnika jest dokonanie rejestracji przez elektroniczny formularz na stronie Konferencji oraz uiszczenie opłaty za udział.
  2. Aby ukończyć rejestrację i tym samym zawrzeć z organizatorem umowę, konieczna jest akceptacja postanowień niniejszego regulaminu.
  3. Zamawiający, przesyłając wypełniony formularz (przesłanie formularza odbywa się przez kliknięcie przycisku „zamówienie z obowiązkiem zapłaty”), składa organizatorowi ofertę zawarcia umowy o udział w Konferencji. Organizator, przy pomocy platformy Conrego, przesyła zamawiającemu e-mailowe potwierdzenie rejestracji. Z chwilą dostarczenia tej wiadomości, pomiędzy organizatorem a zamawiającym dochodzi do zawarcia umowy o udział w Konferencji.
  4. Liczba miejsc zarówno na warsztatach, jak i na wykładach jest ograniczona.
  5. Możliwość rejestracji uczestników przez formularz będzie dostępna w dniach 8 kwietnia – 27 czerwca 2019 r. ((do godz. 12:00) lub do wyczerpania puli wolnych miejsc.
  6. Zamawiający, wypełniając formularz zgłoszeniowy, podaje następujące dane uczestnika: imię i nazwisko, adres e-mail, stanowisko, firma/instytucja. Później, podaje dane do faktury: swoje imię i nazwisko, nazwę firmy, adres, NIP.
  7. Adres e-mailowe podany w zgłoszeniu zostanie wykorzystany do przesyłania informacji związanych z Konferencją (np. bilet, faktura, informacje organizacyjne).
  8. Zamawiający może (ale nie musi) być jednocześnie Uczestnikiem Konferencji.

§8 Rodzaje biletów i płatność

  1. Organizator oferuje 3 rodzaje biletów:
    – na wybrane warsztaty (28 czerwca br.),
    – na część wykładowo-panelową (29 czerwca br.),
    – bilet na całą Konferencję: na wybrane warsztaty i na część wykładowo-panelową (28-29 czerwca br.).
  2. Koszt każdego z biletów zmienia się z czasem, sprzedaż przeprowadzana jest w 3 pulach cenowych:
    – pierwsza pula: 8 kwietnia – 6 maja,
    – druga pula: 7 maja – 26 maja,
    – trzecia pula: 27 maja – 27 czerwca.
  3. Cennik dostępny jest na stronie Konferencji oraz w formularzu zgłoszeniowym.
  4. Ceny podane na stronie Konferencji są cenami netto. Koszt biletu zostanie powiększony o kwotę podatku VAT (23%). Ceny brutto zostały podane w formularzu.
  5. Płatności za udział w Konferencji prosimy dokonać przelewem, w walucie polskiej (PLN). Dane do przelewu zostaną przesłane zamawiającemu w pro-formie, będącej załącznikiem do mailowego potwierdzenia rejestracji. Organizator wyznacza 7-dniowy termin płatności.
  6. Po zaksięgowaniu płatności Organizator prześle Zamawiającemu fakturę VAT, na adres e-mailowy podany w zgłoszeniu.
  7. Organizator daje sobie prawo przedłużenia 7-dniowego terminu płatności w uzasadnionych przypadkach, uzgodnionych z zamawiającym.
  8. W przypadku braku zapłaty w wyznaczonym terminie, organizator może odstąpić od umowy bez dodatkowych wezwań.
  9. Organizator, odstępując od umowy powiadomi o tym zamawiającego drogą e-mailową.
  10. §9 Świadczenia dla uczestników

    W ramach zakupionego biletu, uczestnikowi Konferencji przysługują następujące świadczenia:

    1. Przy zakupie biletu na warsztaty:
      a. możliwość udziału w wybranych warsztatach;
      b. pakiet startowy;
      c. przekąski i napoje.
    2. Przy zakupie biletu na część wykładowo-panelową:
      a. możliwość udziału w każdym z wykładów i paneli dyskusyjnych (29 czerwca);
      b. przekąski, lunch, przerwy kawowe;
      c. pakiet startowy.
    3. Dodatkowo dla każdego uczestnika: zaproszenie na afterparty, które odbędzie się 29 czerwca.

    §10 Zmiana zgłoszonego uczestnika

    1. Bilet na Konferencję jest imienny i przypisany do konkretnego uczestnika.
    2. Istnieje możliwość zmiany uczestnika przypisanego do biletu, jest możliwa do dnia 27 czerwca, godz. 12:00.
    3. Zamawiający może zgłosić chęć zmiany uczestnika przypisanego do biletu drogą e-mailową, na kontakt@qualityexcites.pl; prosimy o pisanie z adresu e-mail podanego w zgłoszeniu.
    4. Prosimy o podanie następujących danych nowego uczestnika: imię i nazwisko, adres e-mail, stanowisko, firma/instytucja.
    5. Potwierdzeniem zmiany uczestnika będzie odpowiedź e-mailowa Organizatora.
    6. Dla nowego uczestnika zostanie wygenerowany bilet z indywidualnym QR kodem.

    §11 Odstąpienie od umowy (odwołanie udziału i zwrot płatności)

    1. Zamawiający, będący konsumentem, ma prawo do odstąpienia od umowy zawartej na odległość w ciągu 14 dni od jej zawarcia.
    2. Zamawiającemu, który spełnia warunki opisane w ust.1 powyżej, przysługuje 100% zwrot wpłaconej kwoty przy odstąpieniu od umowy.
    3. Odstąpienie od umowy należy zgłaszać na adres: kontakt@qualityexcites.pl; prosimy o pisanie z adresu mailowego podanego w zgłoszeniu. Zamawiający może skorzystać ze wzoru oświadczenia załączonego do niniejszego Regulaminu.
    4. Zwrot pieniędzy zostanie wykonany na numer konta wskazany na oświadczeniu, a w przypadku braku takiej informacji, na konto, z którego dokonano płatności. Organizator zobowiązuje się do przelania środków niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od otrzymania odstąpienia od umowy.
    5. Zamawiający dokonujący rejestracji w dniach 14 – 27 czerwca (dot. warsztatów) lub 15 – 27 czerwca (dot. wykładów i paneli) zostanie poproszony (dodatkowy check-box) o zgodę na spełnienie świadczenia przed upływem terminu na odstąpienie od umowy, wiąże się ona z dobrowolną rezygnacją z możliwości wypowiedzenia umowy w trakcie trwania Konferencji bądź po jej zakończeniu.

    §12 Reklamacje

    1. Reklamacje można zgłaszać na adres e-mailowy: kontakt@qualityexcites.pl lub pisemnie, wysyłając je na adres:
      Future Processing, dział B&C
      ul. Bojkowska 37a, 44-100 Gliwice.
    2. Reklamacje można składać do dnia 13 lipca 2019 r. Za datę złożenia reklamacji uznaje się datę otrzymania e-mail przez Organizatora bądź datę stempla pocztowego.
    3. Zmiany w programie Konferencji bądź roszczenia wobec przeprowadzonych wykładów, paneli dyskusyjnych czy warsztatów nie mogą być przedmiotem reklamacji, gdyż Organizator nie podnosi odpowiedzialności za merytoryczne przygotowanie prelegentów, współpracujących z nim na zasadzie wolontariatu.

    §13 Informacje nt. uczestnictwa (dot. uczestników i zaproszonych gości)

    1. Konferencja jest wydarzeniem fotografowanym i nagrywanym. Obecność na miejscu Konferencji jest równoznaczna z wyrażeniem zgody na utrwalanie wizerunku w postaci fotografii i nagrań video.
    2. Uczestnik lub gość może wycofać zgodę na utrwalanie swojego wizerunku, jednak będzie to skutkować niemożnością wzięcia udziału w Konferencji.
    3. Wizerunek uczestników i zaproszonych gości będzie rozpowszechniany w celach promocji obecnej i przyszłych edycji Konferencji, w szczególności, jeśli wizerunek ten został utrwalony w następujących okolicznościach:
      a. uczestnik lub gość jest częścią większej całości, zbiorowiska;
      b. gdy uczestnik lub gość dobrowolnie pozuje do zdjęcia, zgadza się na nagranie wywiadu.
    4. Uczestnictwo w Konferencji jest połączone z wyrażeniem zgody na rozpowszechnianie wizerunku.
    5. Osoba, której wizerunek został wykorzystany nie otrzyma wynagrodzenia z tego tytułu.
    6. Uczestnik lub gość może wycofać zgodę na rozpowszechnianie swojego wizerunku.
    7. Zgody, o których mowa w ust. 1 i 4 można wycofać kontaktując się z Organizatorem e-mailowo, na adres: kontakt@qualityexcites.pl.
    8. Osoby niepełnosprawne, które ze względu na stopień swojej niepełnosprawności mają problem z samodzielnym uczestnictwem w Konferencji, proszone są o przybycie w towarzystwie opiekuna.
    9. Opiekun osoby niepełnosprawnej, podobnie jak pozostali uczestnicy Konferencji, zobowiązany jest do akceptacji niniejszego regulaminu. Opiekun bierze udział w Konferencji bezpłatnie.
    10. O przybyciu w towarzystwie opiekuna należy poinformować organizatora w ciągu 2 dni od zgłoszenia uczestnictwa (od wypełnienia formularza rejestracyjnego).
    11. Każda osoba obecna na Konferencji zobowiązana jest do noszenia identyfikatora w widocznym miejscu oraz, na prośbę organizatora, okazania biletu i dokumentu tożsamości.
    12. Organizator, w uzasadnionych przypadkach, wyprosi z Konferencji osoby:
      – pod w pływem alkoholu lub środków odurzających,
      – zachowujące się agresywnie w stosunku do innych,
      – nieposiadające lub niechcące okazać organizatorowi identyfikatora, biletu bądź dokumentu tożsamości.

     

    IV. Warunki ogólne (dot. prelegentów, zamawiających, uczestników i gości Konferencji)

    §14

    1. Administratorem danych osobowych jest Organizator, tj. Future Processing Sp. z o.o. z siedzibą w Gliwicach, ul. Bojkowska 37A, 44-100 Gliwice, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Gliwicach X Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000217147, o kapitale zakładowym 50.000,00 zł, NIP: 634-25-32-128. Dane osobowe Prelegentów, Zamawiających, Uczestników i Gości wykorzystywane będą w procesie zakupu biletów oraz w celu zorganizowania i przeprowadzenia Konferencji. Szczegółowe informacje o wykorzystaniu danych osobowych znajdują się w Polityce Prywatności, dostępnej na stronie www.qualityexcites.pl.
    2. Dane osobowe będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody na ich przetwarzanie lub do czasu zakończenia działań związanych z Quality Excites 2019.
    3. Wykłady, warsztaty i panele dyskusyjne będą prowadzone w językach polskim lub angielskim, wg preferencji prelegentów. O tym, w jakim języku zostanie przeprowadzone dane wystąpienie informować będzie jego zapowiedź w agendzie (język zapowiedzi taki sam, jak język wystąpienia). Organizator nie zapewnia tłumaczeń przebiegu Konferencji.
    4. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany zasad Konferencji, w tym treści niniejszego Regulaminu. Zmiany te obowiązują od momentu opublikowania ich na stronie internetowej Konferencji.
    5. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w programie Konferencji (szczególnie gdy prelegent odwoła swoje wystąpienie). O zmianie organizator poinformuje na stronie Konferencji oraz w swoich kanałach w mediach społecznościowych.
    6. W przypadku odwołania warsztatów, Zamawiający otrzymują 100% zwrot pieniędzy na zasadach opisanych w §11, ust. 4.
    7. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Konferencji w przypadku zaistnienia zdarzeń losowych, znajdujących się poza jego kontrolą, takich jak: katastrofa naturalna, działania wojenne, zamieszki, atak terrorystyczny, pożar.
    8. Jeśli Konferencja zostanie odwołana, wszystkim Zamawiającym przysługuje 100% zwrot pieniędzy na zasadach opisanych w §11, ust. 4.
    9. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody osobiste i majątkowe, które mogą wystąpić przed, w trakcie lub po zakończeniu Konferencji.

    §15 Konkursy

    1. W czasie Konferencji mogą zostać przeprowadzone konkursy.
    2. Prawo do udziału w konkursach mają osoby nieposiadające statusu Organizatora ani Współorganizatora, niebędące pracownikami ani współpracownikami Organizatora bezpośrednio oddelegowanymi do przygotowania Konferencji.

§16 Postanowienia końcowe

  1. Postanowienia niniejszego Regulaminu są wyłączną podstawą prowadzenia Konferencji, a ich wykładnia i interpretacja należy wyłącznie do Organizatora.
  2. Niniejszy Regulamin dostępny jest do wglądu na stronie internetowej www.qualityexcites.pl/regulamin.
  3. Postanowienia niniejszego Regulaminu podlegają przepisom prawa polskiego. W kwestiach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy polskiego prawa powszechnie obowiązującego.
  4. Wszelkie spory wynikłe z tytułu wykonania zobowiązań związanych z niniejszą Konferencją będą rozstrzygane przez Sąd właściwy, według siedziby organizatora.
  5. Zamawiający ponoszą pełną odpowiedzialność za zgodność z prawdą danych podanych w związku z udziałem w Konferencji. Zamawiający ponoszą odpowiedzialność w szczególności za podanie nieprawdziwych lub nieaktualnych danych kontaktowych, które utrudniają lub uniemożliwiają Organizatorowi skontaktowanie się z nimi i z uczestnikami.
  6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia lub jakiekolwiek przeszkody w komunikacji z uczestnikami Konferencji wynikające z przyczyn od niego niezależnych.

Załącznik 1. Oświadczenie o odstąpieniu od umowy zawartej na odległość

……………………………
Miejscowość, data

………………………………………
………………………………………
Imię i nazwisko, nazwa firmy, adres

Future Processing Sp. z o.o.
ul. Bojkowska 37a
44-100 Gliwice

Oświadczenie
o odstąpieniu od umowy zawartej na odległość

Ja …….………………….…………… (imię i nazwisko zamawiającego) niniejszym informuję o moim odstąpieniu od umowy zawartej z Future Processing sp. z o.o. na udział w konferencji Quality Excites, w dniu/dniach 28-29 czerwca 2019 r. ………………………………………….. (imię i nazwisko uczestnika).
Data zawarcia umowy: ………………………

……………………………………
Podpis zamawiającego

Organizator

Patroni honorowi

Patroni medialni

Wspierają nas

Nasi przyjaciele

Do poprawnego działania nasza strona wymaga cookies.